Formation RGPD : Tout ce qu’il faut savoir pour une conformité optimale

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre les origines et l’évolution de la réglementation. En France, nous disposons d’une histoire particulière qui permet de comprendre le sens du RGPD. Bien que le RGPD a été adopté en 2016 la loi informatique et liberté existe depuis le 6 janvier 1978 et une directive européenne datant de 1995 (transposée en 2004 en France) est l’ancêtre du RGPD qui l’a remplacé. L’objectif d’une telle introduction est de replacer l’apprenant dans un contexte socio-politique concret, afin d’éviter une approche purement réglementaire qui pourrait sembler trop abstraite.

Le RGPD repose sur des principes génériques qui permettent de mieux appréhender la matière.

• La transparence oblige les organismes à informer clairement les utilisateurs sur l’usage qui est fait de leurs données.
• La responsabilisation des acteurs implique la formalisation du dispositif de conformité et la consignation des actions liées.
• La licéité du traitement demande à ce que chaque collecte et traitement de données repose sur une base légale adaptée.
• La minimisation des données impose aux organisations de ne collecter que les informations strictement nécessaires à leurs activités.

Enfin, la sécurité limite les atteintes aux données en termes d’altération, de divulgation, de disponibilité, de destruction.

Le RGPD confère et renforce plusieurs droits aux personnes établies sur le sol européen.

Le droit d’accès de la personne concernée permet de savoir si elle est suivie par un organisme et, le cas échéant, ce qui est fait de leurs données et d’obtenir une copie de celles-ci.

Le droit de rectification leur donne la possibilité de corriger des informations si elles sont inexactes.

Le droit à l’effacement de données permet d’exiger, sous certaines conditions, la suppression des données personnelles.

Le droit à la limitation permet d’exiger la suspension des traitements de données le temps d’analyser s’il respecte certaines conditions

Le droit à la portabilité des données permet aux utilisateurs de recevoir leurs données dans un format exploitable et de les transmettre à un autre fournisseur.

Enfin, le droit d’opposition leur permet de refuser l’utilisation de leurs données dans certains cas, notamment pour des actions de prospection.

Le DPO est un acteur clé du RGPD, chargé de veiller au respect des obligations légales et d’accompagner l’organisation dans sa mise en conformité.

Il assure une veille réglementaire permanente et conseille les différents services de l’entreprise sur les bonnes pratiques à adopter.

Il réalise des audits internes, sensibilise les collaborateurs et met en place des processus de protection des données. De plus, il est l’interlocuteur privilégié de la CNIL et des personnes concernées par les traitements de données portées par l’organisme

Les organisations doivent respecter un ensemble d’obligations et de principes pour assurer leur conformité au RGPD. Ces obligations comprennent notamment et sans s’y limiter : la tenue d’un registre des activités de traitement, indispensable pour documenter toutes les opérations impliquant des données personnelles.

La formalisation des dispositions prises pour sa conformité (politiques, procédures, clauses contractuelles, mentions d’information, etc.)

La réalisation d’analyses d’impact (AIPD) : requise dans certains cas pour évaluer et réduire les risques élevés induis par un traitement de données identifiantes.

La sécurisation des traitements au travers de mesures techniques et organisationnelles adaptées est nécessaire pour protéger les personnes.

Enfin, les utilisateurs doivent être informés de manière claire et transparente sur la collecte et l’utilisation de leurs données.

En cas de fuite de données, les entreprises doivent réagir rapidement et de manière appropriée. La CNIL doit être alertée sous un délai maximum de 72 heures après la découverte de l’incident. Si un risque existe pour les droits et libertés des personnes concernées, elles doivent être informées. Chaque violation doit être documentée avec précision et des mesures correctives doivent être adoptées pour limiter les conséquences et éventuellement éviter qu’un tel incident ne se reproduise.

Les entreprises qui ne respectent pas le RGPD s’exposent à des sanctions financières pouvant atteindre plusieurs millions d’euros. Les amendes sont graduelles et varient en fonction de la gravité de l’infraction. En plus des sanctions financières, les entreprises peuvent aussi subir des pertes de réputation et une baisse de confiance de la part de leurs clients. Il ne faut pas oublier la responsabilité pénale du dirigeant et la responsabilité civile des organismes sur les conséquences possibles de leur non-conformité. En matière de concurrence, une non-conformité peut être considéré comme étant un avantage concurrentiel entrainant une distorsion de concurrence face à des acteurs respectueux de la réglementation.

Pour garantir la conformité au RGPD, il est essentiel d’adopter une stratégie bien structurée. La formation continue des employés est un élément clé, car elle permet d’assurer un respect constant des bonnes pratiques. La mise en place d’audits réguliers aide à identifier les failles et à ajuster les processus en conséquence. L’utilisation d’outils spécialisés, comme des logiciels de gestion de la conformité, peut également faciliter le suivi des obligations réglementaires.