Responsable RGPD : Rôle, missions et obligations
Le « responsable privacy », privacy officer, responsable protection des données ou même responsable RGPD joue un rôle clef dans la mise en conformité des entreprises et organisations avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En interne, il est souvent désigné comme le garant de la protection des données personnelles et veille à la bonne application des règles en vigueur.
Dans cet article, nous détaillons les responsabilités du responsable RGPD, ses missions et les bonnes pratiques pour assurer la conformité de votre organisme.
Qu’est-ce qu’un Responsable RGPD ?
Le responsable RGPD est la personne chargée d’assurer la mise en œuvre et le respect des règles relatives à la protection des données personnelles au sein d’une entreprise, d’une administration ou d’une association.
Il ne doit pas être confondu avec le Délégué à la Protection des Données (DPO), qui a un rôle plus indépendant et agit en tant que conseiller. Le responsable RGPD est, quant à lui, directement impliqué dans la gestion des traitements de données et l’application des mesures de conformité. Seul le DPO est décrit par le règlement, il n’est pas fait mention dans celui-ci d’un responsable même si ce rôle peut être attribué au sein de l’entreprise qu’elle soit Responsable de Traitement ou Sous-Traitant à titre principal.
Concrètement, pourquoi deux rôles ?
Le responsable RGPD est la personne intégrée à l’organisation, souvent issue des équipes juridiques, IT ou RH mais pas exclusivement. Il coordonne la mise en œuvre des règles de protection des données : documentation, sécurité, gestion des risques, accompagnement des projets, etc. Il agit au cœur de l’entreprise pour assurer la conformité opérationnelle.
Le DPO, de son côté, a un rôle transverse et indépendant. Il agit en tant que conseiller, accompagnateur et garant du respect du RGPD. Il est impliqué en amont des projets (privacy by design), vérifie la conformité des traitements, sensibilise les équipes et peut alerter la direction en cas de manquement. Il n’est pas là pour faire à la place des autres, mais pour veiller à ce que ce soit fait correctement.
Le DPO n’ayant pas de pouvoir hiérarchique, une collaboration étroite avec le responsable RGPD (qui, lui, est souvent décisionnaire en interne) est essentielle pour assurer une conformité à la fois rigoureuse et ancrée dans le réel.
Différences entre Responsable RGPD et DPO
Responsable RGPD
(Règlement Général sur la Protection des Données)
Rôle
Implémente et applique le RGPD en interne.
Statut
Interne à l’organisation.
Obligation légale
Non obligatoire.
Missions
Opérationnelles (mise en conformité, gestion des données).
DPO
(Délégué à la Protection des Données)
Rôle
Conseille et contrôle la conformité RGPD.
Statut
Interne ou externe / Rattaché au plus haut niveau possible au sein de l’organisme pour sa fonction.
Indépendant et correctement formé.
Obligation légale
Obligatoire pour certaines organisations.
Missions
Stratégique (conseil, contrôle, relation avec la CNIL).
Ce tableau est théorique et ne reflète nullement la diversité des situations et le fait que certains DPO assure des missions plus larges que celles consignées dans le RGPD.
Les missions du Responsable RGPD
1. Mise en conformité de l’entreprise
Le responsable RGPD est chargé de déployer les mesures nécessaires pour garantir la conformité de l’organisme avec le RGPD. Cela peut comprendre :
- L’identification des traitements de données effectués par l’entreprise.
- L’élaboration et la mise à jour du registre des traitements.
L’intégration des principes de protection des données personnelles dès la conception (privacy by design).
2. Sensibilisation et formation des équipes
Le responsable RGPD doit s’assurer que l’ensemble des collaborateurs comprennent leurs obligations en matière de protection des données personnelles. Pour cela, il peut :
- Organiser des formations RGPD adaptées aux différents métiers.
- Mettre en place des guides de bonnes pratiques.
- Sensibiliser aux risques liés aux violations de données.
3. Gestion des demandes et droits des personnes
Parmi ses missions, le responsable RGPD peut être amené à jouer un rôle opérationnel dans la gestion des demandes liées aux droits des personnes concernées. Le RGPD accorde en effet plusieurs droits aux individus, comme :
- Droit d’accès : toute personne peut demander quelles données sont détenues à son sujet ;
- Droit de rectification : elle peut faire corriger des informations inexactes ;
- Droit à l’effacement (ou droit à l’oubli) : elle peut demander la suppression de ses données dans certains cas ;
- Droit à la portabilité : elle peut récupérer ses données dans un format structuré.
Il arrive que le responsable RGPD organise concrètement la réception, le traitement et le suivi de ces demandes dans l’entreprise tandis que le DPO veille à ce que ces demandes soient traitées dans le respect du RGPD : délais, légitimité de la demande et des réponses apportées, et peut intervenir en cas de situation complexe ou à risque.
4. Sécurisation des données et gestion des violations
Le responsable RGPD veille à la sécurité des traitements des données personnelles contre les risques de perte, vol ou piratage. Il doit :
- Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles (chiffrement, accès restreints, sauvegardes).
- Définir une politique de gestion des incidents et de notification des violations de données.
- Informer la CNIL et les personnes concernées en cas de fuite de données
5. Veille réglementaire et mise à jour des procédures
Le responsable RGPD assure une mise à jour constante des procédures en fonction des évolutions législatives comme la Loi Informatique et Libertés et les directives de la Commission Européenne.
Dans quels cas désigner un Responsable RGPD ?
Bien que le RGPD ne rende pas obligatoire la désignation d’un « responsable RGPD », de nombreuses structures choisissent d’attribuer ce rôle en appui au DPO pour faciliter la mise en œuvre des règles de protection des données.
Cela peut être particulièrement utile dans les cas suivants :
- Entreprises traitant un volume important de données personnelles, notamment clients ou utilisateurs ;
- Organismes manipulant des données sensibles (santé, données bancaires, biométriques, etc.) ;
- Structures ayant plusieurs entités ou une présence internationale, notamment au sein de l’Union européenne.
Le responsable RGPD peut alors agir comme point de contact local ou opérationnel, en lien étroit avec le DPO, afin d’assurer le déploiement concret des programmes de conformité.
Le rôle des différents acteurs dans la protection des données
Le Responsable de Traitement
Le responsable de traitement est l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles. Il est juridiquement responsable de la conformité au RGPD et doit veiller à ce que les droits des personnes soient respectés.
Le Co-responsable et le Sous-traitant
Dans certaines situations, plusieurs entités peuvent partager la responsabilité du traitement des données. C’est le cas du co-responsable, qui partage la prise de décisions sur la finalité et les moyens du traitement.
Le sous-traitant, quant à lui, agit pour le compte du responsable de traitement et doit respecter des instructions précises pour garantir la protection des données personnelles.
Les personnes concernées
Les individus dont les données sont collectées et traitées. Ils ont des droits sur leurs données, notamment l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ainsi que la portabilité.
Les autorités et instances de contrôle
En complément des acteurs internes aux traitements, plusieurs organismes officiels jouent un rôle stratégique dans l’application du RGPD :
- La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) est l’autorité de contrôle en France. Elle accompagne les organismes, contrôle leur conformité et peut prononcer des sanctions en cas de manquement.
- Le CEPD (Comité européen de la protection des données) veille à l’application cohérente du RGPD dans l’ensemble de l’Union européenne. Il émet des lignes directrices et peut intervenir dans les cas transfrontaliers.
- L’autorité chef de file intervient lorsqu’un traitement implique plusieurs pays de l’UE. Elle coordonne les échanges entre les autorités nationales et l’organisme concerné.
Ces acteurs garantissent le respect du RGPD à l’échelle nationale et européenne, et assurent une régulation harmonisée dans l’UE.
Pourquoi externaliser le rôle de Responsable RGPD ?
- Expertise en traitement des données personnelles et conformité.
- Accompagnement sur-mesure pour site internet, application et réseaux sociaux.
- Indépendance et regard externe favorisé par l’externalisation de la fonction
- Maîtrise des budgets et capacité à porter la démarche projet initiale en déployant une équipe temporairement