Point de vue : Faut-il vraiment une solution logicielle pour gérer son registre des traitements ?

Lors de l’Université des DPO, une intervention a particulièrement retenu notre attention : celle de Jacques-Olivier Fabre, DPO mutualisé de la ville de Narbonne, présentant le sujet suivant : « Je n’ai plus d’outil spécifique pour mon registre, et c’est très bien comme ça ! »

Son retour d’expérience était sans appel : si les solutions logicielles offrent des avantages indéniables (granularité, traçabilité, structuration…), elles peuvent aussi se révéler trop complexes, rigides, voire contre-productives. Entre les difficultés de formation, la navigation laborieuse et les contraintes de paramétrage, la promesse initiale de simplicité peut vite s’effondrer.

Tout dépend de votre organisation et de vos besoins. Un tableur bien structuré peut suffire pour certaines structures, tandis que d’autres auront tout intérêt à s’appuyer sur une solution logicielle.

En réalité, la vraie question à se poser est : votre registre est-il réellement maîtrisé ?

🔹 Si votre registre est mis à jour de façon rigoureuse, que vos équipes savent l’utiliser et que vous pouvez facilement en extraire des informations exploitables, alors un outil supplémentaire n’est peut-être pas indispensable.

✅ mieux vaut un Excel à jour qu’un outil complexe pas maitrise

✅ Excel est en général déjà utilisé en interne

✅ Vous n’avez pas de coût additionnel

🔹 En revanche, une solution logicielle peut être un atout considérable si vous êtes confronté à :

✅ Une difficulté à centraliser et structurer les informations issues de plusieurs services

✅ Un besoin de collaboration simplifiée avec des référents métiers

✅ Une volumétrie importante de traitements nécessitant un suivi régulier et des mises à jour facilitées

✅ Des obligations de reporting fréquentes qui demandent des exports et analyses rapides

✅ Un besoin de vous appuyer sur des référentiels qui évoluent et d’alimenter vos AIPD avec

Un outil doit être un levier et non une béquille. Cette évidence n’est pas sans rappeler les propos de Jean-Séverin Lair, DSI de l’INSEE, également présent lors de l’Université des DPO :

« Une technologie n’est pas une solution en soi. Elle repose sur un ensemble de techniques, de connaissances et d’outils permettant de répondre à des besoins. La véritable maîtrise technologique permet d’éviter la dépendance aux solutions commerciales. »

Pour information, Phénix Privacy a fait le choix de l’outil Adequacy que nous proposons à nos clients.

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